e-Fatura Kimler İçin Zorunlu E-Fatura Nasıl Kesilir?
Son yıllarda, e-fatura sistemi dijitalleşen dünyada işletmelerin hayatını kolaylaştıran önemli bir araç haline geldi. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) yayımladığı düzenlemelerle birçok şirket için e-fatura kullanımı zorunlu hale gelirken, bazı işletmeler de gönüllü olarak bu sisteme geçiş yapmaktadır.
E-faturaya Geçme Zorunluluğu Olanlar
İlk olarak e-faturaya geçme zorunluluğu olan işletmelerden bahsedelim. GİB'in yayımladığı 509 Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği'ne göre, bazı mükellefler için e-fatura kullanımı zorunlu kılınmıştır. 2022 yılı itibariyle, brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan firmalar için 1 Temmuz 2024’e kadar e-fatura kullanımı zorunludur. Bu işletmelerin 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren ise e-defter uygulamasına geçmeleri de gerekmektedir.
E-fatura geçişiyle ilgili bu tür zorunluluklar her yıl GİB tarafından yapılan tebliğlerle güncellenir. Dolayısıyla, şirketinizin yıllık cirosu 3 milyon TL'yi aşarsa bu tarihlerde e-fatura kullanımına geçmek zorunda olabilirsiniz.
E-faturaya Geçme Süreci: Adım Adım Geçiş
Eğer zorunlu olarak e-faturaya geçmek durumundaysanız bu süreci birkaç basit adımla tamamlayabilirsiniz. Öncelikle GİB Portal, GİB ile Entegrasyon ya da özel entegratör hizmetleri ile başvuru yapmanız gerekecek.
Başvurunuzu yaptıktan sonra geçiş işleminizi zorunlu tarihten önce, yani 45 gün öncesine kadar tamamlayabilirsiniz. Ancak e-fatura kullanımına hemen başlamak zorunda değilsiniz. Yani e-fatura geçme süreci içinde belirlediğiniz bir tarihte geçişi başlatabilirsiniz. Bu sayede yoğunluklardan ve olası aksaklıklardan kaçınarak işlemlerinizi daha düzenli bir şekilde yapabilirsiniz.
E-faturaya Kimler Geçmeli? Gönüllü Kullanıcılar
E-faturaya geçme zorunluluğu belirli ciro seviyelerine sahip işletmeler için geçerli olsa da zorunluluk kapsamında olmayan şirketler de gönüllü olarak e-fatura kullanabilirler. Aslında birçok küçük ve orta ölçekli işletme, maliyet avantajı ve operasyonel kolaylıklar sağlamak için e-fatura sistemini tercih etmektedir.
Bugün matbu faturaların gönderimi, her fatura için 14-16 TL gibi bir maliyete yol açarken e-fatura sistemine geçişle birlikte bu rakamlar çok daha düşük seviyelere inebilmektedir. Örneğin e-fatura ile gönderim maliyetleri kuruş seviyelerinde kalabilir. Bu küçük işletmeler için önemli bir maliyet avantajıdır.
E-fatura ve E-arşiv Kullanımı
GİB tarafından yapılan düzenlemelere göre e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine geçiş yapacak işletmelerin belirli kurallara uyması gerekmektedir. E-fatura sistemine geçtiğinizde e-arşiv kullanımı da gereklidir. E-arşiv, e-fatura gibi dijital ortamda oluşturulan ve saklanan faturaları ifade eder.
Zorunlu e-fatura kullanıcıları, aynı zamanda e-arşiv sistemine de geçmek zorundadırlar. Ancak gönüllü olarak e-fatura kullanan işletmelerin e-arşiv kullanıp kullanmama konusunda tercihleri olabilir. Gönüllü kullanıcılar belirli ciro limitlerini aşmadıkları sürece e-arşiv sistemine geçme zorunluluğuna tabi değillerdir.
E-faturaya Geçmenin Avantajları ve Zorlukları
E-fatura geçme sürecine başlamadan önce bu geçişin işletmeniz için nasıl faydalar sağlayacağına ve hangi zorlukları beraberinde getirebileceğine de göz atmalısınız.
E-faturanın en büyük avantajı matbu fatura sistemine göre çok daha düşük maliyetler sunmasıdır. Ayrıca dijital ortamda saklanan faturalar, kaybolma riskini ortadan kaldırır ve denetim süreçlerini hızlandırır. E-fatura ayrıca vergi beyannamelerinin düzenli ve doğru şekilde yapılmasını sağlayarak vergi kaçakçılığını engellemeye yardımcı olur.
Ancak e-fatura sistemine geçişin bazı zorlukları da olabilir. Özellikle eski sistemle alışmış işletmeler için ilk başta öğrenme süreci zorlu olabilir. Ayrıca yeni sisteme geçişte kullanılan yazılımlar ve entegrasyonlar konusunda dikkat edilmesi gerekir.
Kimler Gönüllü Olarak E-fatura Kullanabilir?
Eğer işletmeniz belirlenen ciro limitlerinin altında bir gelir seviyesine sahipse e-faturaya geçme zorunluluğu bulunmamaktadır. Ancak işletmenizin operasyonel süreçlerini daha verimli hale getirmek isterseniz gönüllü olarak e-fatura kullanmayı tercih edebilirsiniz. Zorunlu olmayan bu geçiş çoğu işletme için maliyet tasarrufu sağlar ve vergi süreçlerini hızlandırır.
E-faturaya Geçmeli Misiniz?
E-fatura geçme süreci işletmeniz için büyük fırsatlar sunmaktadır. Özellikle e-fatura kullanmaya gönüllü olarak geçiş yapan şirketler, maliyet avantajları ve operasyonel kolaylıklar açısından önemli kazançlar elde edebilirler. Eğer işletmeniz e-fatura kullanmak için zorunlu değilse, ancak dijitalleşmeye daha yakın bir yapıya sahip olmayı hedefliyorsanız gönüllü olarak bu sisteme geçiş yapmayı düşünebilirsiniz.
Geçişin zorunlu olup olmadığına karar verirken işletmenizin mevcut cirosunu, maliyetlerini ve operasyonel ihtiyaçlarını göz önünde bulundurarak doğru bir karar alabilirsiniz.
Şahıs Şirketleri E-Fatura Kullanabilir Mi?
Ticari faaliyet yürüten tüm şirket türleri – anonim şirket, limited şirket, şahıs şirketi – e-fatura sistemini kullanabilir. Şahıs şirketleri e-faturaya geçme zorunluluğu kapsamında değillerse bile gönüllü olarak bu sisteme geçiş yapabilirler. Yani şahıs şirketi statüsünde olmanız e-fatura kullanmanıza engel değildir. Ciro veya fatura kesim sınırlaması olmaksızın, e-fatura kullanmaya başlamak mümkündür.
Bununla birlikte belirli bir ciro limitine ulaşan şirketler için e-fatura kullanımı zorunlu hale gelmiştir. 2025 yılı itibariyle brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzerinde olan işletmelerin 1 Ocak 2025’te e-faturaya geçmesi gerekmektedir.
E-fatura ve Serbest Meslek Erbabı
Serbest meslek erbapları yani avukatlar, doktorlar, muhasebeciler gibi bireysel olarak çalışan kişiler ise, e-fatura mükellefi olamazlar. Ancak serbest meslek erbapları karşı taraftan e-fatura alabilirler. Yani e-fatura düzenleyemezler sadece alıcı olarak bu sistemi kullanabilirler. Bu durum serbest meslek erbapları için geçerli olan bir istisnadır.
Hangi Sisteme Geçiş Yapmalıyım?
E-fatura, e-arşiv ve e-defter gibi terimler sıkça karşımıza çıkar. Her bir sistem farklı bir amaca hizmet etmektedir.
- E-defter, maliyeye elektronik imzayla beyan edilen ve zorunlu olarak tutulması gereken yevmiye ve diğer büyük defterlerin dijital ortamda saklandığı bir sistemdir.
- E-fatura ve e-arşiv ise fatura düzenleme sistemleridir. E-fatura kullanıcısı olduğunuzda başka e-fatura kullanıcılarına göndereceğiniz faturalar e-fatura olarak düzenlenirken e-fatura kullanmayan firmalara veya son tüketicilere e-arşiv fatura gönderirsiniz.
Önce e-fatura sistemine kaydolup daha sonra e-arşiv kullanmak gerekebiliyordu. Ancak GİB’in yaptığı son düzenlemeyle, e-arşiv fatura düzenlemek için artık e-fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kalktı. Artık e-fatura kullanmak zorunda olmadan da e-arşiv fatura düzenlemek mümkün.
E-Faturanın Sunduğu Fırsatlar Neler?
Eğer e-fatura kullanımına gönüllü olarak geçmeyi düşünüyorsanız, bunun size birçok avantaj sağlayacağını bilmelisiniz. Öncelikle e-fatura tamamen dijital bir sistem olduğu için kağıt faturaya göre büyük maliyet avantajları sunar. Kağıt faturaların baskı ve kargo maliyetleri oldukça yüksektir. E-fatura ile bu maliyetler sıfırlanır, çünkü faturalar elektronik ortamda düzenlenir ve gönderilir.
Ayrıca e-fatura sayesinde zaman kaybı da ortadan kalkar. Kargo işlemleriyle uğraşmadan, faturalar anında alıcıya iletilir ve ödeme süreci hızlanır. İşletme sahipleri böylece daha hızlı bir şekilde ödeme alabilirler.
Diğer bir önemli avantaj ise, e-fatura ile arşivleme işleminin dijital ortamda yapılmasıdır. Yüzlerce kağıt fatura arşivlemek yerine tüm faturalar dijital ortamda güvenli bir şekilde saklanabilir. Bu hem zaman kazancı sağlar hem de depolama alanından tasarruf ettirir.
E-Faturaya Nasıl Geçiş Yapabilirim?
E-faturaya geçme süreci belirli adımlarla gerçekleştirilir. İlk olarak e-fatura kullanmaya başlamak isteyen şirketlerin, Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne başvurarak bir mali mühür temin etmeleri gerekir. Eğer bir şahıs şirketi olarak başvuru yapıyorsanız e-imza da kullanabilirsiniz. Ancak tüzel kişiler, mali mühürle başvuru yapmak zorundadır.
Mali mühür ya da e-imza temin ettikten sonra, e-fatura başvurusu yapmak için GİB Portal’a kaydolabilirsiniz. Ayrıca entegratör firmalar aracılığıyla da başvurularınızı yapabilirsiniz. GİB ve entegratörler aracılığıyla başvurunuzu tamamladıktan sonra e-faturaya geçişinizi resmi olarak gerçekleştirebilirsiniz.
